اهمیت خبرنامه وب سایت

ابزاری برای اطلاع رسانی به مخاطبان خاص با علایق مشترك درباره رویدادها، گزارش ها یا اخبار مرتبط با یك موضوع یا حوزه سازمانی است. یك نشریه داخلی، بولتن سازمانی، مجله دوره ای یا حتی یك اطلاعیه خبری در سازمان، خبرنامه به شمار می رود.
از زمان رواج نشر رومیزی در دهه ١٩٨٠ تاكنون هزاران نوع خبرنامه تهیه و چاپ شده است. با ظهور اینترنت، نوع جدیدی از خبرنامه ها با عنوان خبرنامه الكترونیك ایجاد شد. این خبرنامه ها به دلیل رایگان بودن، یكی از امكانات جذاب وب سایت های سازمان ها و شركت هاست و باعث تعامل بین روابط عمومی با مخاطبان و مشتریان می شود. برای كارآیی و تاثیرگذاری خبرنامه ها، روش های متفاوتی وجود دارد و از فناوری های مختلف استفاده می شود. در ادامه گزارش تكنیك های طراحی و ارسال خبرنامه الكترونیك تشریح و نرم افزارهای موجود در این زمینه معرفی شده است.
از دیگر محورهای این گزارش می توان به فرآیند تولید و ارسال خبرنامه الكترونیك، نقش خبرنامه الكترونیك در كمك به بازاریابی الكترونیك، نقش خبرنامه الكترونیك در جذب مخاطبان و مشتریان، نحوه تولید و انتشار خبرنامه الكترونیك، اشاره کرد.

انواع خبرنامه به لحاظ محتوا

وجود یك منبع ارتباطی و اطلاع رسانی در نهاد روابط عمومی و ایجاد بستر مناسب در قالب به كارگیری ابزار صحیح به نام خبرنامه، در واقع یك نیاز و ضرورت در مدیریت محسوب می شود. البته آن چه در برقراری ارتباط و اطلاع رسانی مهم و اساسی تلقی می شود، وجود یك رابطه منطقی بین شكل و محتواست و اگر صرفا خبرنامه به عنوان یك ابزار ارتباط جمعی در امر آموزش، آگاه سازی، شفاف سازی و ارتقا بخشی دانسته ها و اطلاعات نتواند به درستی نقش خود را ایفا كند، این امر موجب اتلاف وقت و هدر رفتن سرمایه خواهد شد.

خبرنامه ها به لحاظ محتوایی می تواند شامل این موارد باشد

١ -خبرنامه یا گزارش های كاری كه به عنوان ابزار ارتباط داخلی یك سازمان، اطلاعات مربوط به اعضای سازمان را منتشر می كند.

٢ – نشریه یك سازمان غیر انتفاعی یا سیاسی كه خوانندگان خود را به یك اقدام خاص ترغیب می كند .

٣ – نشریه ای كه به عنوان ابزار تبلیغاتی روابط عمومی یك سازمان تهیه می شود .

٤ – خبرنامه ای كه مبتنی بر مقاله است و اطلاعاتی را درباره یك موضوع خاص به گروهی از مخاطبان ارائه می دهد.

٥ – خبرنامه ای كه حاوی دعوت نامه برای اشخاص یا خبرنگاران برای حضور در یك نشست یا همایش است.

گام های اساسی در نوشتن خبرنامه

اگر بتوانید یك نامه یا یادداشت برای شخصی بنویسید، می توانید خبرنامه هم بنویسید. حتی از این هم ساده تر است. اگر بتوانید با كلام، مقصود خود را برسانید، می توانید خبرنامه خود را تهیه كنید. باید مطمئن باشید كه مطالب ارزشمندی را در خبرنامه خود قرار می دهید. بنابراین تحقیق و بررسی كنید و برای به دست آوردن محتوای خبرنامه وقت بگذارید. اگر مطالب همه شماره ها غنی باشد، مشتركان كم كم به خبرنامه شما اعتماد می كنند.

تهیه یك الگو برای خبرنامه

هر نشریه ای بخش های ثابتی دارد كه در هر شماره ارائه می شود. بخش های ثابت خبرنامه ها شامل سرعنوان و نام، نوع حروفچینی، سرصفحه و فهرست مطالب، شماره پیاپی، تاریخ، سرستون ها، لگوها، كلیشه ها و شناسنامه خبرنامه است. معمولا در نشر رومیزی، نخست یك الگوی كامل از نشریه را در رایانه تعریف می كنند تا بدین ترتیب صفحه آرایی شماره های بعدی راحت تر باشد.
این الگو ساختار و كاركرد بولتن را مشخص می كند. هرگاه الگو را در اختیار داشته باشید، به آسانی می توانید نسخه های مشابهی از آن تهیه كنید.

خبرنامه الكترونیك

خبرنامه الكترونیك همان خبرنامه معمولی است كه از طریق ابزار و فناوری های الكترونیكی و اینترنتی طراحی، تولید و ارسال می شود. تمام خبرنامه های الكترونیك دارای این ویژگی ها است:

١ – دریافت خبرنامه ها از طریق پست الكترونیكی افراد صورت می گیرد.

٢- فرستنده محتوایی را آماده می كند و آن را در قالب از پیش تعیین شده ای برای گروه بزرگی از افراد، شركت ها یا سازمان ها ارسال می كند.

٣- برای ارسال خبرنامه یا از پست الكترونیك فرستنده یا از سیستم نرم افزاری وب سایت او استفاده می شود.

ملاحظات و ضرورت های راه اندازی خبرنامه الكترونیك

خبرنامه الكترونیك باعث ارتباط طولانی مدت با مشتری و ایجاد حس وفاداری او به سازمان یا شركت خواهد شد. هر خبرنامه، قبل از هر چیز ارتباط سازمان با مشتری را محكم تر می كند. هزینه به دست آوردن مشتری جدید ٥ برابر هزینه نگه داشتن مشتریان سابق است.
خبرنامه الكترونیك، تلاش های شركت ها را در امر تجارت قوت می بخشد. وجود خبرنامه نه تنها منافاتی با داشتن وب سایت، تبلیغات یا مسائل دیگر تجاری ندارد، بلكه باعث تقویت آن ها می شود. خبرنامه با ایجاد پالس های منظم در واقع مانند قلب تجارت شركت عمل و دیگر تلاش ها را به یكدیگر متصل کرده و نتایجی سریع و قابل محاسبه دارد متولیان تبلیغات و سرمایه گذاران در این زمینه همگی به دنبال معیارهایی هستند كه بتوانند تاثیرات تبلیغات خود را محاسبه كنند. اما تکنیک های اینترنتی كاملا قابل پی گیری است. به طور مثال: بعد از ارسال هر خبرنامه، می توان به آسانی تعداد اشخاصی كه خبرنامه را باز كرده اند یا نام اشخاصی كه روی لینك خاصی كلیك كرده اند، بررسی كرد. در واقع معیارهای اینترنتی در هر لحظه قابل محاسبه است.

تبدیل خبرنامه چاپی به الكترونیك

خبرنامه های موجود چاپی سازمان را می توان در سریع ترین زمان ممكن به نسخه الكترونیك تبدیل و آن را به سرعت به ده ها هزار نفر در سراسر جهان ارسال كرد.مهم ترین منفعتی كه در تبدیل نشریات چاپی به نسخه الكترونیكی وجود دارد، صرفه جویی در زمان و هزینه چاپ و ارسال آن می باشد.

مزیت های خبرنامه الكترونیك

از مزیت های خبرنامه های الكترونیك این است كه به حفظ محیط زیست كمك خواهد كرد و استفاده از كاغذ را تا حد بسیار زیادی كاهش خواهد داد. از دیگر مواردی كه جزو مهم ترین مزایای مجلات الكترونیك است می توان به اطلاع رسانی لحظه ای، دسترسی سریع به اطلاعات، كاهش حجم نامه های اداری و بایگانی، پایین آوردن هزینه ها (چاپ و انتشار، برگزاری نمایشگاه) و همچنین فراگیر و فرامرز بودن آن اشاره كرد.

بازاریابی الكترونیك

ارتباط مستمر با مخاطبان، بازدیدكنندگان و مشتریان بالقوه یا اعضای یك گروه یا انجمن و نیز اعضای یك سایت اینترنتی، با استفاده از امكانات و تسهیلات و خدمات مبتنی بر اینترنت یك نوع بازاریابی اینترنتی به شمار می رود.
بازدیدكنندگان و مخاطبان سایت های اینترنتی، هر روز با سایت های متعدد و بسیاری در حال تعامل هستند و یا تنها از آن ها بازدید می كنند؛ به همین لحاظ، از آنجا كه به دنبال جست وجوی اطلاعات موثق و مفید هستند و از سوی دیگر در كارشان« عجله» دارند، فراموش كردن محتوا و آدرس (URL) سایت ها و در عین حال مراجعه نكردن در دفعات بعدی به آن ها امری طبیعی است.

ارتباط تعاملی خبرنامه های الكترونیك با وب سایت سازمانی

چگونه می توان كاری كرد كه بازدید كنندگان سایت بار دیگر به آن سایت بازگردند؟ پاسخ این است: خبرنامه های الكترونیك برای ارتباط دائمی با مخاطبان بالقوه یا بالفعل سایت، طراحی و پیاده سازی، ارسال و مدیریت می شوند. خبرنامه های الكترونیكی به عنوان یكی از پرطرفدارترین، قوی ترین و سودمندترین ابزارهای بازاریابی از طریق اینترنت شناخته می شود و بسیاری از شركت ها و موسسه های بزرگ خارجی از آن به خوبی استفاده می كنند و بسیاری از كاربران اینترنتی نیز از دریافت آنها خشنودند.نامه های الكترونیك در سریع ترین زمان ممكن اطلاعات سازمانی را به دست مخاطبان می رساند.

فایده خبرنامه الكترونیك چیست؟

كمترین فایده آن این است كه مخاطب قدرت انتخاب در نوع اطلاعات دریافتی را دارد. یعنی این مخاطب است كه به میل خود در یك خبرنامه عضو می شود و اطلاعات دریافت می كند. این اطلاعات در صندوق پستی او وارد می شود و سر فرصت آن ها را مطالعه خواهد كرد.

چگونه خبرنامه الكترونیك تولید و منتشر كنیم؟

بحث طراحی، تهیه و تنظیم، ارسال و مدیریت «خبرنامه های الكترونیكی» ریزه كاری ها و نكات فنی زیادی دارد و در مورد آن باید از همان ابتدا با دانش و آگاهی كافی، گام های عملی برداشت. سیستم ارسال خبرنامه در CMS و كنترل پانل هاستینگ بسیاری از وب سایت های جدید وجود دارد. در غیر این صورت برنامه نرم افزاری آن باید نوشته و به عنوان یك تكه كد جدید به قالب سایت سازمانی اضافه شود. برای تولید یك خبرنامه الكترونیك بسته به موضوع و قالب آن، می توان از نرم افزارهای فتوشاپ، كورل، فلش، دایركتور یا حتی مجموعه های آفیس و آدوب استفاده كرد. راه دیگر، تولید خبرنامه در قالب نشریه الكترونیك و ارسال آن به صورت دوره ای به مخاطبان است. این امر می تواند از طریق ایمیل یا سیستم ارسال خبرنامه سرور وب سایت سازمان انجام شود.
تولید خبرنامه در قالب اطلاعیه خبری نیز از دیگر روش های مرسوم است. همچنین امكان تولید خبرنامه در قالب لینك به مطالب سایت و تولید خبرنامه به شكل كارهای گرافیكی با نرم افزار های مختلف میسراست.

فرآیندهای تولید و ارسال خبرنامه الكترونیك

٣بخش اصلی در فرآیند تولید و ارسال خبرنامه وجود دارد:

١-محتوا:

شامل محتوای درون خبرنامه است و می تواند حاوی خبر، مقاله، لینك، عكس، نشریه، دعوت نامه، اطلاعیه یا هر محتوای دیگر باشد.

٢- قالب:

خبرنامه مانند مجلات و نشریات دیگر باید ظاهر یكسانی داشته باشد. ویژگی هایی مانند فونت، عكس های گرافیكی، بخش بندی، تیترها، لینك ها و طبقه بندی مطالب نباید در نسخه های مختلف تغییر زیادی كند.

٣ – مدیریت ارسال:

هنگامی كه بخش های محتوا و قالب خبرنامه ایجاد شد، خبرنامه باید برای مشتركان یا مشتریان یا گروهی از افراد كه اسامی آن ها در فهرست از پیش تعیین شده ای قرار دارد، ارسال شود.
برای برقراری ارتباط موثر با مخاطبان و مشتریان، وجود سیستم خبرنامه الكترونیك در بخش روابط عمومی یك سایت یا وبلاگ بسیار ضروری است؛ این بخش در سیستم مووبل تایپ (یكی از نرم افزارهای پركاربرد متن باز محبوب ایرانیان) نیز پیش بینی و قرار داده شده است.

عوامل موفقیت خبرنامه های الكترونیك

وب سایت به تنهایی نمی تواند بازدیدكنندگان را به مشتری تبدیل كند. بیشتر ملاقات كنندگان سایت به راحتی از كنار آن می گذرند و بدون آن كه با شما تماس بگیرند، از آن خارج می شوند و شما یك مشتری را از دست می دهید. خبرنامه در واقع وسیله ای است كه برای شما اعتبار و اعتماد جلب می كند و از همه مهم تر شما را همیشه در ذهن آنها نگه می دارد.راهكارهای زیر از اساسی ترین عوامل موفقیت خبرنامه هاست:سعی كنید در صدر ذهن آن ها باشید. سعی كنید مطالب مناسب و مورد علاقه آن ها باشد. با لحنی صمیمانه و خودمانی با آن ها صحبت كنید. خلاصه بگویید؛ جذاب و متفاوت باشید. روی خوانندگان تمركز كنید. یك نمونه از خبرنامه در اختیار خواننده بگذارید. محتوای تبلیغاتی را محدود كنید. زمان بندی را رعایت كنید.





Fatal error: Call to undefined function wp_related_posts() in /home/maximalw/public_html/wp-content/themes/ParsWeb/loop-single.php on line 20